Tidligere vores blog gav vi en række tips til, hvorfor det er en god idé at arrangere en åbent hus dag. Disse dannede i høj grad grundlag for en velorganiseret dag. Et godt grundlag er altafgørende. Når først du har sat kryds ved det grundlæggende, kan du forsætte med at finde frem til og gennemarbejde de praktiske spørgsmål.
Fokus på praktiske spørgsmål
Gør din invitation til noget specielt og inviter de rigtige mennesker
Vær sikker på, at din invitation skiller sig ud og vær meget ’indbydende’. Sørg også får, at din invitation viser karakter og sender det rigtige budskab. Det er en god idé at vedlægge et svarkort, så de inviterede kan angive, om de kommer. Inviter (potentielle) kunder, selvom du kun kender dem fra telefonopkald. Leverandører, firmaer der yder dig service – alle vil være velkomne. At invitere dine medarbejdere og deres partnere/familie vil forstærke deres bånd til firmaet.
Catering, garderobe og modtagelse af gaver
Du ønsker at udstråle professionalisme og være den perfekte vært. Du kan opnå dette ved at fokusere på en række spørgsmål. Det er for eksempel en fin detalje, at modtage dine gæster med en hilsen. Stil et separat rum med en garderobe til rådighed, så dine gæster kan efterlade deres jakker. Hvis gæsterne medbringer gaver, så hold styr på hvem der giver hvad. Det vil nemlig senere hen være en god ide at takke for gaven.
Lav en aftale med et professionelt cateringfirma, så alle får en bid mad og en drink på det rigtige tidspunkt. Hvis du har arrangeret disse ting ordentligt ved at uddelegere ansvaret til de rigtige mennesker, kan du læne dig tilbage og dedikere al din opmærksomhed til dine gæster.
Guidet tur af firmaet
Hvis du ønsker at dine gæster skal have en chance for at få et kig ind bag kulisserne, arranger da, at de bliver vist professionelt rundt af velforberedte medarbejdere. Det er vigtigt, at alle områder er pletfrie. Vær sikker på, at alle billeder, der kan virke stødende, eller plakater med ’indforståede vittigheder’, der er hængt op af medarbejdere, bliver fjernet. Hold skabe lukkede og vær sikker på, at skrivebordene er rene. Vær sikker på, at der ikke ligger nogle dokumenter og flyder, og at gæster ikke kan falde over nogen former for korrespondance eller information, der ikke må ses af tredjeparter. Dine gæster vil lægge mærke til disse ting og huske dem, og de vil bruge alt, hvad de ser, til at danne sig et indtryk af, hvor velstyret dit firma er.
Bekvemmelig parkering til gæsterne
Hvis du befinder dig i et industrielt kvarter med masser af muligheder for gratis parkering, behøver du ikke at gøre mere umage for at sikre, at alle kan finde en parkeringsplads. Er dette ikke tilfældet, lad da dine gæster vide, hvor de kan parkere deres biler. Hvis det er nødvendigt, kan du vise dem frem til de ledige parkeringsmuligheder med informationsskilte, eller du kan implementere frivillige som parkeringassistenter. På denne måde viser du, at du har kundefokus helt fra starten af, du forhindrer alle frustrationer, og du sikrer, at dine gæster ankommer i godt humør.
Giv dine gæster en gave, som de kan tage med hjem
Lad ikke dine gæster gå tomhændede hjem, men giv dem en flot påmindelse om dagen. Salgsfremmende produkter og firmagaver er ideelle til dette formål. Prisen er af sekundær betydning. Gæsternes overraskelse over gaven og dens originalitet er det, der tæller. Der er et enormt antal af sjove salgsfremmende gaver at vælge imellem. Derudover kan du få gaven trykt med dit logo, firmanavn eller en tekst, der påminder gæsterne om åbent hus dagen. En brugbar gave betyder også, at du vil blive lagt mærke til regelmæssigt af dine kunder, selv længe efter åbent hus dagen. En fremragende måde hvorpå du kan reklamere for dit firma!